今天小編我在QQ空間里看到一位高中同學(xué)在昨天半夜發(fā)布的一條說(shuō)說(shuō)：“粗略估算一下，還有四個(gè)分部，平均每個(gè)分部有四卷，要做七套，就是112卷，整理，復(fù)印，裝訂，還有圖紙呢～兩天一夜能全部搞好嗎？呵呵 ～好像有點(diǎn)高估自己了～不管了，拼了～跟你拼了～” ，并且配上一張圖，圖上是密密麻麻的檔案文件。 于是，小編就表達(dá)了深深的同情，之后，就陷入了沉思。
雖然我不明白這樣的檔案整理是否必須，是否有實(shí)際用途。但同一個(gè)文檔重復(fù)打印復(fù)印那么多遍，整理出來(lái)之后，將其中一部分放到文件袋里，歸檔，入庫(kù)。檔案庫(kù)里的老鼠，這回又要高興了！“領(lǐng)導(dǎo)又給我們上新菜了。”這么說(shuō)的原因在于，在一個(gè)星期之前，小編的那位可憐的高中同學(xué)，去檔案庫(kù)查找資料的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)里面的有些檔案都被老鼠咬爛了。。。。我不知道后來(lái)我同學(xué)究竟有米有找到她想要的資料。茫茫的資料庫(kù)里，那么多的資料檔案，怎么找都是個(gè)問(wèn)題。加上萬(wàn)一之前歸檔時(shí)出現(xiàn)了錯(cuò)漏，更是不知道如何查找了。。。
于是，我想起了無(wú)紙化辦公 這個(gè)詞，其實(shí)很多事情，都可以通過(guò)一個(gè)安全穩(wěn)定的OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線溝通與管理。以下，我們淺談一下無(wú)紙化辦公有哪些好處：
實(shí)行無(wú)紙化辦公的幾個(gè)重要的好處：
a) 單據(jù)準(zhǔn)確，可控制出錯(cuò)率，出錯(cuò)可以提醒或拒絕用戶開(kāi)單，且比手工填寫(xiě)的清晰
b) 單據(jù)傳遞不耗時(shí)，并且通過(guò)定員定崗系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)傳送，新員工上手容易，無(wú)需了解并熟記公司的眾多說(shuō)明文件。把規(guī)定、流程、主要崗位職責(zé)全部寫(xiě)入軟件中。
c) 后續(xù)單據(jù)數(shù)據(jù)的匯集十分輕松，比如：原先與外協(xié)對(duì)帳要找出全部的《送檢單》，并錄入到Excel中，形成對(duì)帳清單，現(xiàn)在對(duì)帳清單可以由系統(tǒng)直接輸出，無(wú)需錄入。
d) 數(shù)據(jù)可永久保存，需要時(shí)隨手提取，無(wú)須花費(fèi)大量時(shí)間翻箱倒柜。如：要查找“以往哪個(gè)零部件的不合格記錄”，用當(dāng)前的紙質(zhì)單據(jù)幾乎是不可能的，一個(gè)月上千張，一年下來(lái)上萬(wàn)張。
通過(guò)我最近在銀行、政府辦事的經(jīng)歷，我深深地感覺(jué)到了無(wú)紙化辦公的重要，無(wú)紙化辦公也正在政府、銀行部門(mén)悄然興起。 以前在銀行辦理開(kāi)戶，填寫(xiě)一堆的資料，還要復(fù)印這復(fù)印那，現(xiàn)在有了專門(mén)的資料登記系統(tǒng)和身份識(shí)別系統(tǒng)，辦起事情來(lái)真是快多了。同樣，在民政中心、工商局等等政府部門(mén)辦事時(shí)，也是十分的輕松快捷。無(wú)紙化辦公，既環(huán)保生態(tài)、又讓我們節(jié)省了不少的時(shí)間，也方便了信息數(shù)據(jù)的同步與更新，真是一舉多得！
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